¿Qué hacer si los estudiantes cancelan mucho la clase?

A todos nos ha pasado que hemos pasado tiempo preparando la clase, tenemos preparada la actividad de introducción, un repaso de la clase anterior, tarjetas o PowerPoint con el vocabulario nuevo, dinámica o dinámicas para practicarlo y ayudar a que lo recuerden, la gramática nueva y su consiguiente actividad, un cierre, tarea, etc. Y dos horas antes de la clase si no es que menos tiempo antes, el estudiante avisa que no puede asistir y desea cancelar la clase.

Le decimos que no pasa nada y quedamos para la siguiente clase, le deseamos que la emergencia que haya tenido no sea nada grave. Y luego viene el dilema, ¿esa clase se cobra o solo se pospone?

Desde el punto de vista del maestro, hemos invertido tiempo y cerebro para esa clase, sería justo cobrar por dicha preparación, aunque el tema se de la siguiente vez, igualmente debemos volver a repasar nuestro plan de clase.

Desde el punto de vista del estudiante, no ve razón de pagar por un servicio que no ha recibido, después de todo, no es su culpa que le haya surgido algo de ultimo momento. O quizás piense que tiene derecho a cancelar porque nunca se dijo que no podía hacerlo.

Cuando con mi esposa empezamos a dar clases de español por nuestra cuenta, nos topamos un par de veces con esta situación. Le dedicamos un tiempo a buscar la manera de evitar esta situación. Te compartiré lo que hicimos y ahora que tenemos nuestra escuela, lo seguimos haciendo.

Redactamos un “Acuerdo de cortesía”, el cual se le muestra al estudiante al momento de registrarse, el cual contiene:

Lugar

Esto es para evitar que la clase sea una semana en una cafetería, otra semana en la clase, otra semana en su oficina. Es mejor tener un lugar fijo.

Hora

El horario es fijo, para evitar que el estudiante o el maestro olviden la hora de clase de una semana en particular. Así los dos pueden y deber tener ese tiempo reservado en su agenda.

Frecuencia

Esto depende de la disponibilidad del estudiante y maestro, puede ser una vez por semana o dos veces por semana, si el estudiante desea clase todos los días debe estar indicado aquí.

Fecha de inicio y final de las clases

Si un estudiante decide comprar un paquete de doce horas de clase, por poner un ejemplo, y si la clase es una vez por semana de una hora y media, se determina la fecha inicial y final del paquete. Nosotros damos un 10% de tiempo adicional por cualquier eventualidad. Así el estudiante ya tiene claro que las horas que compra tienen caducidad.

Ausencias

Aquí está la clave. Todos entendemos que tanto estudiantes como maestros pueden tener emergencias y que en un momento dado no puedan asistir a la clase. Así que tenemos una regla de ausencias que se aplica a ambos.

Les explicamos a los estudiantes que queremos evitar cancelaciones, porque afectan el aprendizaje del idioma, avanzará muy lentamente y pasará más tiempo repasando el contenido anterior que aprendiendo algo nuevo.

El estudiante puede cancelar la clase sin problema ni cargo alguno siempre y cuando el aviso sea 24 horas antes de la clase. Es decir, si la clase es martes de 14:00 a 15:30, entonces el aviso debe ser mínimo el lunes antes de las 14:00. Caso contrario la clase se cobrará.

Si la cancelación es por motivos de enfermedad, el aviso puede ser hasta tres horas antes de la clase. Caso contrario se cobrará la clase.

Lo mismo se aplica para el maestro, si cancela la clase con menos de 24 horas de anticipación, deberá dar una clase adicional totalmente libre de cargo.

¿Cómo evitar que cancelen varias veces incluso con 24 horas de anticipación?

Recordemos que hemos determinado una fecha de caducidad de las horas compradas. Esto implica que, aun cancelando varias veces, no puede pasarse de dicha fecha o perderá las horas. Podría cancelar un máximo de dos veces, por ejemplo, y no más.

¿Qué opción tiene el estudiante?

Tampoco somos unos tiranos. Dos o tres semanas antes de la fecha de caducidad, le recordamos al estudiante que no podrá terminar las horas dentro del tiempo límite y le preguntamos si desea tener clase una o dos veces más por semana. Les damos opciones.

Algo más, las clases empiezan una semana después de realizar el pago o por lo menos un depósito, el resto lo pagará el primer día antes de entrar a la clase.

El acuerdo es firmado por nosotros y el estudiante, con copia para cada uno. Si alguien no estuviera de acuerdo con lo anterior porque quiere tener libertad de cancelar en cualquier momento, cosa que ya nos ha sucedido, no pasa nada. Le damos las gracias por comunicarse con nosotros, pero dejamos claro que esas son nuestras reglas. Le deseamos lo mejor y que pueda encontrar una clase que se ajuste a sus necesidades.

Es mejor evitar situaciones incómodas antes de que ocurran.