¿Qué hacer si los
estudiantes cancelan mucho la clase?
A todos
nos ha pasado que hemos pasado tiempo preparando la clase, tenemos preparada la
actividad de introducción, un repaso de la clase anterior, tarjetas o PowerPoint
con el vocabulario nuevo, dinámica o dinámicas para practicarlo y ayudar a que
lo recuerden, la gramática nueva y su consiguiente actividad, un cierre, tarea,
etc. Y dos horas antes de la clase si no es que menos tiempo antes, el
estudiante avisa que no puede asistir y desea cancelar la clase.
Le
decimos que no pasa nada y quedamos para la siguiente clase, le deseamos que la
emergencia que haya tenido no sea nada grave. Y luego viene el dilema, ¿esa clase
se cobra o solo se pospone?
Desde
el punto de vista del maestro, hemos invertido tiempo y cerebro para esa clase,
sería justo cobrar por dicha preparación, aunque el tema se de la siguiente
vez, igualmente debemos volver a repasar nuestro plan de clase.
Desde el
punto de vista del estudiante, no ve razón de pagar por un servicio que no ha
recibido, después de todo, no es su culpa que le haya surgido algo de ultimo
momento. O quizás piense que tiene derecho a cancelar porque nunca se dijo que
no podía hacerlo.
Cuando con
mi esposa empezamos a dar clases de español por nuestra cuenta, nos topamos un
par de veces con esta situación. Le dedicamos un tiempo a buscar la manera de evitar
esta situación. Te compartiré lo que hicimos y ahora que tenemos nuestra
escuela, lo seguimos haciendo.
Redactamos
un “Acuerdo de cortesía”, el cual se le muestra al estudiante al momento de
registrarse, el cual contiene:
Lugar
Esto es
para evitar que la clase sea una semana en una cafetería, otra semana en la
clase, otra semana en su oficina. Es mejor tener un lugar fijo.
Hora
El horario
es fijo, para evitar que el estudiante o el maestro olviden la hora de clase de
una semana en particular. Así los dos pueden y deber tener ese tiempo reservado
en su agenda.
Frecuencia
Esto depende
de la disponibilidad del estudiante y maestro, puede ser una vez por semana o
dos veces por semana, si el estudiante desea clase todos los días debe estar
indicado aquí.
Fecha
de inicio y final de las clases
Si un
estudiante decide comprar un paquete de doce horas de clase, por poner un ejemplo,
y si la clase es una vez por semana de una hora y media, se determina la fecha
inicial y final del paquete. Nosotros damos un 10% de tiempo adicional por
cualquier eventualidad. Así el estudiante ya tiene claro que las horas que
compra tienen caducidad.
Ausencias
Aquí
está la clave. Todos entendemos que tanto estudiantes como maestros pueden
tener emergencias y que en un momento dado no puedan asistir a la clase. Así
que tenemos una regla de ausencias que se aplica a ambos.
Les
explicamos a los estudiantes que queremos evitar cancelaciones, porque afectan
el aprendizaje del idioma, avanzará muy lentamente y pasará más tiempo repasando
el contenido anterior que aprendiendo algo nuevo.
El
estudiante puede cancelar la clase sin problema ni cargo alguno siempre y
cuando el aviso sea 24 horas antes de la clase. Es decir, si la clase es martes
de 14:00 a 15:30, entonces el aviso debe ser mínimo el lunes antes de las 14:00.
Caso contrario la clase se cobrará.
Si la
cancelación es por motivos de enfermedad, el aviso puede ser hasta tres horas
antes de la clase. Caso contrario se cobrará la clase.
Lo
mismo se aplica para el maestro, si cancela la clase con menos de 24 horas de
anticipación, deberá dar una clase adicional totalmente libre de cargo.
¿Cómo
evitar que cancelen varias veces incluso con 24 horas de anticipación?
Recordemos
que hemos determinado una fecha de caducidad de las horas compradas. Esto implica
que, aun cancelando varias veces, no puede pasarse de dicha fecha o perderá las
horas. Podría cancelar un máximo de dos veces, por ejemplo, y no más.
¿Qué
opción tiene el estudiante?
Tampoco
somos unos tiranos. Dos o tres semanas antes de la fecha de caducidad, le
recordamos al estudiante que no podrá terminar las horas dentro del tiempo límite
y le preguntamos si desea tener clase una o dos veces más por semana. Les damos
opciones.
Algo más,
las clases empiezan una semana después de realizar el pago o por lo menos un
depósito, el resto lo pagará el primer día antes de entrar a la clase.
El
acuerdo es firmado por nosotros y el estudiante, con copia para cada uno. Si
alguien no estuviera de acuerdo con lo anterior porque quiere tener libertad de
cancelar en cualquier momento, cosa que ya nos ha sucedido, no pasa nada. Le
damos las gracias por comunicarse con nosotros, pero dejamos claro que esas son
nuestras reglas. Le deseamos lo mejor y que pueda encontrar una clase que se
ajuste a sus necesidades.
Es
mejor evitar situaciones incómodas antes de que ocurran.
¿Casos
especiales?
Siempre
hay, pero esos se deben tratar por separado.
Este
acuerdo está escrito en el idioma materno de los estudiantes para que no tengan
ninguna duda y estén más confiados.
Y dime,
¿cómo haces para evitar estas situaciones?
Saludos
desde Taiwán,
Yo soy
Fernando.